业务档案――关于白蚁防治的概述和规范化管理

 

 

　　摘 要：近几年来，数字处理技术席卷档案领域，一定程度上使得档案保管形式产生了变化，信息资源的“寿命”也较以往更长。但纸质档案是原始性、可参考性最强的档案，一切数字档案都是以纸质档案为基石的，其中一些年代久远不适宜数字化处理的纸质档案更是具有极强的历史价值。纸质档案的“寿命”之所以较短，既有人为因子在里面，但更多的是受到档案害虫威胁，尤其是白蚁这类档案害虫的威胁。因此，有必要从档案规范化视角检视白蚁防治工作，提升防治成效。 

　　关键词：白蚁防治；损坏档案；规范化；管理体制；重视程度 

　　纸质档案具有完整性和不可破坏性，一旦缺失某部分，则难以进行修复。同时，某一部分重要内容的缺失，甚至会影响到整个纸质档案的价值。纸质档案在收集、处置和利用进程中，都有可能遭受白蚁这一档案害虫的威胁，轻则污损字迹，影响档案需求者读取档案信息，重则损毁档案整体性，直接导致档案价值全部丧失。尤其一些单位都有涉密档案、重要档案，这些档案关系到单位进行具体决策，损毁之后就会导致不可估计、无法挽回的损失。笔者从可行性、规范性和高效性角度出发，对白蚁防治业务档案进行探究，期望能够提供一些新思路指导实践工作。 

　　1 白蚁防治业务档案概述 

　　在对防治路径进行探讨之前，有必要从白蚁的特性以及危害性出发展开论述，以此来摸清规律，更好地实现理论与实践的匹配[1]。首先，白蚁种类繁多，筑巢时通常没有明确的地点，往往藏于档案保管室中的角落，或者从窗户等地方进入到档案保管室中，甚至藏于木质书架当中，不易被档案管理人员所察觉，隐蔽性极强。其次，在温暖潮湿环境下，白蚁由于适宜生存所以繁殖较快。在白蚁较多的地方，档案很容易被钻蛀、侵蚀和污损，导致档案材料残缺不全、面目全非。最后，纸纤维素是白蚁的主要事物，它们会自发的啃食书籍，钻蛀书籍，破坏性极强，且破坏性与白蚁数量呈现正相关的关系。 

　　白蚁对档案的破坏性表现在不同方面，总体而言：第一，白蚁属于消化纸质纤维素能力极强的档案害虫，其不仅啃食书籍，也会啃食淀粉浆糊，对于用淀粉浆糊装订的纸质档案极具破坏力。通过啃食淀粉浆糊，会导致书脊部位不完整，档案脱页现象严重，档案的完整性遭到破坏。第二，白蚁主要通过侵食的方法来危害纸质档案，所谓侵食就是指白蚁往往从纸质边缘开始啃食，由外向内进行椭圆式侵蚀，侵蚀之后的纸质档案呈现出不规则的形状，加剧了工作人员进行修复的难度。 

　　2 白蚁防治业务档案存在的问题 

　　2.1 单位重视程度有待提升 

　　单位和个人意识淡薄以及认识上的误区是导致白蚁防治成效不佳的一大因素。例如，实践中许多单位存在“重藏轻管”以及“重灭轻防”的认识误区[2]。一方面，管理人员长期不翻阅档案进行检查，或者仅仅通过肉眼进行排查，难以发现白蚁存在的痕迹。在档案被啃食较明显时或者需要查阅档案时才发现档案被白蚁所破坏。另一方面，在新建档案室或者档案室搬迁时，忽视了从源头治理白蚁。例如，不能及时进行药物防治，在墙角喷洒药物；没有使用铁质书架，而是使用木质书架，给白蚁以藏身繁衍空间。这些都会导致白蚁防治覆盖率以及成效不尽人意。 

　　2.2 管理机制的失衡 

　　一方面，培训机制上存在漏洞。实践中部分单位忽视了在白蚁防治技术上的培养，忽视了对在职人员和新入职人员进行这方面的培训，导致档案人员白蚁防治意识上的欠缺，防治手段上的落后，自然难以使档案保管工作呈现规范性、高效性和科学性的面貌。同时，培训机制上落后，使得档案管理人员知识陈旧，难以运用新型技术进行白蚁防治，白蚁消灭率不高，容易再次威胁纸质档案。另一方面，部分单位白蚁防治工作存在“一阵风”现象，防治工作流于形式，没有形成“常态化”的防治机制。例如，单位没有定期组织档案管理人员进行检查；单位也没有制定一套可行性强和较为具体的防治机制，检查时存在漏洞。同时，在档案收集上较为随意和马虎，档案收集后没有进行物理消毒，档案被借阅之后也没有进行物理消毒，这些都会给白蚁以可乘之机。 

　　3 白蚁防治业务档案的规范化管理路径 

　　3.1 提升重视意识 

　　单位以及内部档案管理人员走出“重藏轻管”以及“重灭轻防”的认识误区，将白蚁防治工作作为一项系统性、长期性和复杂性工程来抓[3]。一方面，单位要制定分梯次的绩效考核制度，借助考核评定来督促档案管理人员树立防治意识和责任意识。提升白蚁防治工作在绩效考核中所占比重，按月度或者季度进行档案防治工作规范性检查，对检查结果进行等级评定。以绩效考核来引导档案管理人员的责任意识和防治意识，通过达标评定来指引档案管理工作在高效化、科学化和规范化的轨道上运行。另一方面，重视源头治理，在档案室换新以及硬件设备换新时尽量避免使用木质工具，削弱白蚁的生存环境，提升白蚁防治效率。同时，要定期在角落喷洒药物，运用空气干燥剂或者干燥机保障档案室内的干燥，为白蚁防治工作栓上保险。 

　　3.2 优化管理机制 

　　一方面，要改革培训体制，形成涉及多学科、长期性的培训机制。单位要从现代档案防治理论和防治技术入手，加强对在职员工和新入职员工在这两方面的培训，有意识的引导工作人员树立规范化、标准化保管意识的同时，也要积极开展研讨会、培训会以及交流会，提升工作人员的工作经验和水平。另一方面，单位要改变工作流程，实现分片负责机制。将工作流程以及管理片区进行细化后分到具体的工作人员上，提升防治资源利用效率。将责任落实到具体的人员，也能够督促管理人员定期进行白蚁治理，形成“常态化”的防治机制。总而言之，从管理体制上入手是解决白蚁防治困境最为重要的环节，管理体制内的各个要素完善了，白蚁防治工作才能凸显成效，档案综合管理水平才能稳步提升。 

　　4 结语 

　　纸质档案规范性管理历来是档案事业关键的一环，在信息化社会，越来越多的研究者将研究视野放入到数字化建设领域，对纸质档案的研究却愈发的忽视，使得档案保管工作研究领域出现失衡现象。笔者并不否认信息技术带给档案保管工作的机遇，也推动了这一领域的进步，但档案事业要实现整体性发展，还是需要关注纸质档案这一领域。笔者撰写本文，既是呼吁学界重视白蚁防治工作，呼吁学界提出更多创新性的想法，也是希望能够对白蚁防治工作提供借鉴思路，进而解决档案保管中的白蚁隐患。 

　　参考文献 

　　[1]王芳，孙允明.纸质档案破损原因与抢救保护研究[J].山东档案，2016（05）：54-56+58. 

　　[2]居凤群.白蚁防治业务档案的收集及其管理[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2012（00）：117-120. 

　　[3]杨静荷.白蚁防治档案管理亟待提升[J].中国物业管理，2011（04）：74-75

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