对医院档案管理制度的认识

 

　　摘 要：随着社会的发展，医院档案管理工作愈发受到人们的重视，作为医院可持续发展的重要根基，其相关的管理制度是确保档案管理工作能够有条不紊进行的核心关键。传统的医院档案管理制度已经不能适应当下医院发展的需求，因此需要加强对管理制度的认知，结合有效合理的方法将管理制度的效用发挥到最大化，本文结合管理制度的重要性，针对如何有效提升管理制度的有效性进行探究，望具有参考价值。 

　　关键词：医院；档案管理制度；认知 

　　医院的发展过程中，档案管理管理工作占据了至关重要的位置，是医院能够一直稳定发展的重要保障。而医院档案制度则是进行管理工作的基础与前提，是维护档案管理工作的主要支持。在当下的管理制度实施过程中，仍然存在一些严肃的问题，导致档案管理工作不能有效进行，档案管理制度的不健全、不完善，对医院的发展会产生严重的影响。建立完善、科学的档案管理工作能让医院在档案管理方面更加科学化、制度化，也是医院适应当社会发展的的基础需要。因此，如何制定完善的档案管理制度已经层成为医院相关人员的首要工作。 

　　1 医院档案管理制度的重要性 

　　医院具有专业性、科学性以及服务性等特性，所以在进行医院档案管理工作时必须要专业化和制度化，以此才能确保医院在日常发展过程中不会因为档案管理工作方面的失误而产生影响。医院的档案存储不同于其他行业的存储工作，因为在存储工作中不单存储医院内部员工的相关档案资料，其中大部分还是在医院进行就诊病人的档案资料。其中涉及到病人的诸多隐私和病人的病情症状，如果相关的档案资料在管理过程中出现遗漏和丢失，那么会对医院和就诊病人产生严重的影响。因此，完善的档案管理工作制度就显得至关重要，只有建立健全、完善的管理制度才能让医院的业务工作有效进行[1]。 

　　在医院档案管理制度中，有一项重要组成内容，那就是医院的档案归档制度。它是医院能够建立科学完善档案管理制度的重要基础，因此，医院必须要重视对医院归档制度的建立。也就是说，医院在日常工作中，必须将档案有制度、规范化的进行归档。在以往的管理工作过程中，大部分医院都没有建立相关的归档制度。在实际工作中，相关工作人员在进行档案存储和归档时，进度会非常缓慢，需要去查阅相关文件要求才能进行归档。使得医院归档工作不能有效进行，并且对建立档案管理制度产生严重的影响。而医院也会因档案管理制度建立不够完善、及时，在日常工作中会造成大量患者流失，医院的可信度、形象也会遭到人们的质疑，对医院的持续发展造成严重的影响[2]。 

　　2 医院档案管理制度的优化措施 

　　为了能够适应社会的发展，医院档案管理制度必须要进行优化、更新。从而使医院能够顺利开展日常业务和工作，满足人们的需求，让该医院能在激烈竞争的市场中站稳脚跟，进行可持续发展[3]。 

　　2.1 对缺失条款进行可行性补充 

　　档案管理工作随着社会的迅猛发展，面临着巨大的挑战，随之而来的就是在档案管理工作中会遇到新的方式、新的内容以及新的问题。现阶段，信息技术和计算机应用技术的普及率逐年提升，并且在档案管理方面已经开始进行档案电子化。而在传统的档案管理制度中，完全没有涉及到关于电子文件的规章制度。所以，医院应对制度中不完善的条款进行完善、补充，促使医院能够适应当科技时代的发展。例如，在以往的医院档案制度管理中，针对电子文件的相关制度条款在管理制度中根本没有提及，并且因为地域、经济等因素的影响，导致医院在人才力量、电子设施的基础建设等方面具有较大的差异性，所以个别地区的医院在档案管理制度中完全没有这当面的内容。随着信息技术的提出，档案电子化必将是时代的趋势。因此，必须要对电子文档方面的内完善。容进行要制定出关于电子文档完成管理体系，加快医院在档案电子方面实施的脚步[4]。 

　　2.2 设立相应的奖惩机制 

　　在管理领域中，奖惩机制能够起到良好工作效用。所以，在医院档案管理中，可以制定科学、合理的奖惩机制，如果没有相关的奖惩机制，那么管理制度必然不会切实有效的落下去。常言道：“无规矩，不成方圆”，从这句话可以看出，制度建立的重要性，而医院一旦将档案管理制度提出，那么就有必要将管理制度切实有效的执行下去，而要想有效执行，那么就必须要赏罚分明。另外，在制定奖惩机制时，医院一定要集合自身的实际发展情况，以及医院档案管理人员的实际情况来进行制定，切不可向其它医院“照葫芦画瓢”，如果制定的奖惩机制不合理，那么会起到适得其反的效果，因此医院必须要重视奖惩机制的合理性。在实际制定过程中，相关制定人员可以综合考虑这几方面：1）管理人员整理的文档是否整齐并合情合理，2）整理的方法是否符合档案制度管理的规定，3）管理人员整理档案的时间是否符合规定等方面来进行制定。如果管理人员因非客观因素导致档案管理时间、质量出现问题，那么会对医院的正常业务工作产生严重的后果。因此相关制定人员可以结合实际设置：1）三纳入制度、2）四同步制度、3）归档考核说明、4）文档质量不符合标准考核方法等。并将这些奖惩制度落实在有关文档管理部门的所有人员之中，包括一线管理人员和领导高层，并将将奖惩机制与员工的薪资，收入挂钩，从而确保奖惩机制的效用，并让相关管理人员真正遵循档案管理制度。激发管理人员的工作热情，并监督管理人员的管理质量和规范，对医院顺利开展档案管理工作提供巨大帮助[5]。 

　　2.3 加强电子归档制度建设及其相关防治制度 

　　随着信息技术的迅猛发展以及深度普及，我国医院的档案管理工作也正在逐渐朝着信息化管理的方向发展，传统的纸质档案文档也逐渐被电子化。电子文件是通过计算机相关技术实现文档电子化，电子文件的储存方式和存储位置也和传统的纸质档案有着巨大的差异性。电子文档只是需要通过计算机来进操作存储，而存储的位置一般是医根据自身实际情况所建设的数据库中。因此，医院应重视电子文件归档工作制定相关的工作制度。除此之外，在当下这种网络时代，在深入人们生活的同时，也为人们带来一定的危害性，医院再利用数据库村存储电子档案时如果不进行有效防治，很容易会被网络病毒感染或者是被黑客入侵并导致文档泄露。因此，需要建立相关网络防护制度，然后在健全网络防护制度的基础上建立相关的电子归档制度。电子归档制度的建立对建立完善健全的档案管理制度有着至关重要的作用，因此，相关的制定人员必须要加强电子归档制度的可行性[6]。 

　　3 结束语 

　　综上所述，医院建立完善档案管理制度其最根本的目标就是为了能够能够让医院可持续发展，更好地服务于社会。医院要重视档案管理工作的重要，提升管理人员的相关管理素质。结合自身实际情况通过有效的手段来建立科学、完善的档案管路制度，并且需要医院结合计算机信息技术对医院档案进行电子化管理，从而让医院能够适应时代的发展和人们的需求，为自身良好的形象和扎实的服务水平提供强有力的保障。 

　　[1]毛伟.论医院档案管理制度化和专业化建设的重要性[J].青年时代，2016（10）：256-256. 

　　[2]王淼，汪海广，吴颖利.医院档案管理制度的建立与完善[J].中国培训，2016（2）：206-206. 

　　[3]张利军.浅议医院档案管理制度建设的重要性[J].企业文化旬刊，2016（6）. 

　　[4]张利军.建立健全医院档案管理制度的重要意义探究[J].社会科学：文摘版，2016（6）：00200-00200. 

　　[5]刘梅.对医院档案管理以及相关制度的几点认识[J].中国卫生产业，2016，13（12）：107-109. 

　　[6]高晓燕，刘晓华，张金燕.新医改背景下医院档案管理的改进措施探讨[J].卷宗，2017（11）.

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