刍议办公自动化环境下医院档案管理

 

　　摘 要：医院的档案管理工作是整个医院正常运营的重要因素之一，与医院的医疗水平和自身发展密切相关。随着当今社会科技水平的飞速发展和医疗水平的不断提高，各医院对档案的管理方式也由从前的纸质档案收集转化为如今的自动化管理、由高科技的办公自动化取代了繁琐的人工操作，这在一定程度上推动了医疗事业的发展和进步。但与此同时，我国现阶段自动环境下医院档案的管理仍然存在一些问题。为了促进医院更好地运营、广泛提高各医院的档案管理水平，本文将对办公自动环境下医院档案管理的特点以及存在的问题进行简单分析，并对此提出改善策略，以满足医院各方面的需求，为医院的发展提供切实保障。 

　　关键词：办公自动化；环境；医院档案；管理 

　　1 办公自动化的概念 

　　办公自动化是一种新型的办公方式，它是指利用网络、计算机等技术设备来进行信息的处理和办公室的相关工作，实现信息的传输、存储、收集和整理等功能，具有真实性和可靠性。办公自动化作为一种多向交流的管理方式，对于社会的各个工作领域都起到深刻的影响和重要的作用。 

　　2 办公自动化环境下医院档案管理的特点 

　　2.1 工作时效明显提高 

　　一般来说，医院的档案根据其功能和作用，可以分为科研、人事、病历、设备、会计、声像、文书、专题和实物等类别，涉及和涵盖了医疗、教学、财务以及基础设施等多个影响医院运行和发展的方面。通过医院档案的分类和涉及的内容，可见档案的繁琐和复杂，但如果利用办公自动化系统对医院档案进行整理，管理人员就可以准确、高效地收集信息，使档案管理工作逐渐趋于科学化和合理化，而这也突破了传统的人工操作，明显提高了工作的效率[1]。 

　　2.2 在一定范围内实现了资源共享 

　　每个医院综合档案室的传统表现都呈现出多部门管理、档案较分散的特点。在办公室自动化环境下，利用计算机技术能使得档案的管理更加科学化和规范化，这极大的提高了档案的利用效率和工作质量，同时对于那些翻阅过的档案信息，也能够保证较高的查找率，相较于传统的档案查阅摆脱了空间的局限。此外，办公自动化系统对文件归档、利用流程和审批权限也加以规范，可以有效防止信息的泄露，加强了档案信息的保密性和安全性[2]。 

　　2.3 医院档案存储方式多样化 

　　在办公自动化系统使用以前，医院档案的存储形式基本都只是纸质档案，后来逐渐发展为文本、图像、声音和影像多种载体并存的存储方式，不仅扩大了档案存储的空间和内容，还能保证档案的完整性和长久性，使得信息更加完善、客观，而且这些载体在读取的过程中也具有较强的稳定性。 

　　3 我国现阶段自动化环境下医院档案管理存在的问题 

　　3.1 缺乏完善的办公自动化系统 

　　现阶段，办公自动化系统普遍存在技术水平低、软件投入少、管理负担任务较重的问题，这些问题都严重影响了办公自动化系统的整体水平。再加之系统开发商的水平参差不齐，开发团队缺乏经验、模式不合理，最终造成了部分软件质量不高，与使用者的实际需求存在一定差距，而且更是缺乏电子档案管理系与子文件之间的转运系统。所以，办公自动化系统还有待完善。 

　　3.2 缺乏专业的档案管理人员 

　　在办公自动化环境下，由于档案管理的设备更加先进化、档案存储的形式更加多样化、档案管理的方法更加科学化，所以更需要专业水平较强的档案管理人员来进行操作。但目前我国的档案管理人员普遍学历较低、专业技能较弱，与现代技术化、先进化的档案管理工作还存在一定差距，因此无法胜任此项工作。 

　　3.3 缺乏统一的档案管理标准 

　　办公自动化系统在带给人便利、快捷的同时，也给档案存档带来了很多问题。办公自动化使用后，一般都只有正式的最终文件存档，而没有底稿文件。目前，档案信息自动化系统主要存在的问题是标准化、规范化滞后。而办公自动化势必要将档案趋向数字化，这样才能为各行业各领域的办公提供更方便、更快捷的检索利用方式，而这就要求办公自动化环境下档案的管理必须有一个统一而又现实可行的标准[3]。 

　　4 办公自动化环境下医院档案管理的改善策略 

　　4.1 建立标准化的档案管理制度 

　　办公自动化环境下，档案的管理具有方便、快捷的特点，但是在这些优点的基础上，还要求档案管理工作必须做到统一和规范，因此要建立标准化的档案管理制度，以期规范档案的管理工作。而开展标准化的管理，也应当结合医院档案的实际情况和具体特点，对于所有要归档的材料必须严格把关、认真鉴别，不能作假也不能有任何遗漏。此外，医院还应当定期修改和完善档案，使其真正实现标准化和规范化的管理[4]。 

　　4.2 建立专业的医院档案管理团队 

　　专业的档案管理团队是整个医院档案管理工作的核心力量。尤其在办公自动化环境下，伴随着医院档案的数量逐渐增多、形式变化多样、管理方法更加复杂繁琐，便更要求医院档案管理人员必须紧跟时代的步伐，不断提高自己的专业技术水平和职业素养。因此，各医院必须建立专业的档案管理团队，努力培养和聘用高素质的人才。因为只有当工作人员的职业技能适应当今时代的需要，才能有效地推动医院档案管理工作的全面落实。 

　　4.3 加强网络安全与医院档案管理信息化的建设 

　　由于各医院的档案信息存在机密性，不能随意泄露，所以加强网络安全和信息化建设十分必要。要加强网络安全，可以通过防火墙、数据加密、攻击检测等方式来对信息或档案文件加以保护，对于医院内部的网络和工作平台也要定时监测，防止攻击者的恶意入侵。只有这样，才能保证医患双方的合法利益受到保护，促进医疗事业的建设与发展。 

　　4.4 建立档案管理子系统 

　　建立档案管理子系统，也是办公自动化环境下医院档案管理的一个有效的改善策略。因为在办公自动化系统的基础之上，要将电子公文运转和电子档案管理的工作贯通在一起，必须要借助一个平台，为完整的公文生成和归档机制提供技术保障，而这就体现出了档案管理子系统的重要性。它不仅能够提高工作效率，还能为文档一体化的深入建设奠定基础[5]。 

　　5 总结 

　　综上所述，办公自动化作为当下信息社会的重要标志之一，并将其运用于医院的档案管理工作中，能够促进整个医院更好的运营。但从我国现阶段医院档案管理的整体水平来看，仍然存在一些问题亟待解决，这要求医院必须建立标准化的档案管理制度、专业的档案管理团队，加强网络建设，同时建立档案管理的子系统，以此进一步提高医院档案管理的水平，促进医院的发展。 

　　参考文献 

　　[1]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志，2014，19（3）：420，423. 

　　[2]梁惠志.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].办公室业务，2014（12z）. 

　　[3]王锦辉.办公自动化环境下医院档案管理工作探究[J].临床医药文献电子杂志，2015，18（28）：5948-5949. 

　　[4]刘英霞，贾丽娜.探讨医院档案信息化的管理[J].中国病案，2012（2）. 

　　[5]胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2013，13（3）：43-44. 

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