档案信息化管理工作浅析

档案信息化管理工作浅析

随着社会改革和人们管理意识的不断增强，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的有效实施，不仅促进了各单位部门间的信息交流，提高办公效率，更在日后长远发展中提供重要的指导和参考作用。21世纪，社会进入信息化时代，信息技术在社会各行业中的应用已十分普遍，传统档案管理工作逐渐向信息化管理模式转化，纸质档案逐渐被电子文档所取代，新技术的开发和应用，不仅完善了档案管理体系，也促进了档案管理的快速发展。信息技术的应用，使档案的快速检索、便携移动成为可能。因此，强化档案信息化管理意识、提高档案信息化技术水平、加强档案专业人才培养已成为21世纪档案信息化管理工作的重要内容。

一、档案信息化管理工作的内容

档案信息化是指应用技术生成、管理、开发利用档案的过程。信息时代，计算机技术应用的普及度逐渐提高，传统档案管理模式由于信息化技术的应用而发生了巨大变化，纸制档案被电子文档所取代，档案管理人员按要求对档案文件进行简单操作后，由计算机存储器进行统一存储、保管。对档案进行查阅的人员，可利用网络实时查阅所需档案资料，提高了档案资料的利用率，实现了档案资料的共享化。档案信息化管理工作的主要内容包括档案信息化规范化、标准化建设、信息资源建设、网络体系建设、设备设施建设、专业人才管理等等。

二、档案信息化管理的优势

相比传统档案管理方式，信息化管理具有明显优势，传统管理方式以纸质档案管理为主，操作方法多为手工操作，管理方式陈

、旧，耗费的人力、物力成本较大。传统纸质档案管理难度大，易受到外界环境影响，在日常管理中需要避免类似潮湿、虫害、日晒等对档案造成的损害，纸质档案难以进行有效备份，查阅起来难度较大，不能做到时需时用。交流与共享，受到很大限制。档案管理的信息化有效解决了以上问题，档案形式由传统纸质档案向多元化方向发展，包括文字、图片、音频、视频等多种表现形式，档案文件能够通过存储器进行有效备份和保护，配合先进的检索工具，提高了检索速度，满足多元检索需求，快速查找所需资料，实现了资源共享。计算机成为档案提供利用的主要工具，网络服务成为查阅档案信息的主要方式，包括文件下载、网上数据库查阅、网页浏览等服务，下载、打印逐步取代手工复印档案，不仅减少了人力、物力成本，而且大大提高了工作效率，实现了利用服务自动化。

三、加强档案信息化管理工作的有效途径

（一）加强档案信息化基础设施建设。

现阶段，大部分企单位档案管理部门管理条件差、档案管理设施落后，档案信息的安全性差、档案信息利用效率低。在档案信息化建设中，要加强资金、人力的投入，对陈旧的档案管理设备进行更新、替换，及时采购先进的档案信息化管理设备，并做好档案管理设备的日常维护、升级工作。

（二）加大档案信息资源的开发、利用力度。

只有不断加强、拓展档案信息资源的有效获取途径，充分利用先进的互联网技术，才能有效保障档案信息化建设工程的顺利进行。特别需要指出的是，在进行档案信息资源开发利用时，不能盲目收集档案信息资料，要对档案信息资料的来源、种类、准确性进行科学合理的判断与选择，将分散的档案信息资源高度集成化、系统化，并采用较为统一的档案信息资源管理模式，减少不同种类档案信息资源的分散程度，以实现档案信息资源的充分利用。

（三）增强档案信息化安全管理意识。

档案信息化安全管理是档案信息化建设中重要的核心内容，安全管理意识差，不仅会造成重要的档案信息泄漏、丢失、破坏，更对相关企业、单位、甚至给国家造成难以估量的后果。因此，在日常档案信息化管理工作中，要具有档案信息化安全管理意识，要加强档案信息化管理硬件、软件的措施建设，做好防火墙、计算机病毒防护软件、网络服务平台的日常检查、维护。

（四）提高档案信息化管理人员的素质。

档案信息化管理方式相比传统档案管理方式差别较大，对档案管理人员专业素质、技能水平要求较高，许多档案管理人员并没有接受过相关的档案信息化技能培训，档案管理水平还停留在传统的手工档案管理上。为了更好地适应档案信息化管理要求，顺利开展档案信息化管理工作，档案管理人员应加强自身的档案信息化管理知识的积累与技能的掌握，相关档案部门领导要重视档案管理人员的日常培训和学习工作，以保证档案信息化管理工作正常开展。

参考文献

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