企业档案数字化的利弊与对策思考

近年来,随着企业信息化建设的不断推进和发展,电子文件大量产生,电子文件逐渐取代纸质文件成为企业档案的重要形式,电子文件管理工作也成为档案数字化建设工作的重要组成部分。一、电子档案的优点(一)共享性。电子文件可以通过网络传输,在同一时间不同地点,被不同利用者共享,不再受原件和“孤本”的限制。这种共享性打破了利用者人数的限制,同一份文件可通过复制、下载、网络传递、利用移动存储介质等方法,实现一份文件被多个利用者利用。(二)便捷性。通常纸质档案和实物档案是无法改变其形式和内容的。而电子文件档案却可以被使用者进行方便的改动,并可快速地对文件信息进行检索、分类、统计、汇总、打印、复制等,更好地满足利用者的各种需求。另外,电子文件可以不受时间、地点限制,实现随时、异地、远程传输,极大地方便了利用者对电子档案的使用需求。(三)经济性。与纸质档案相比,电子档案可以极大地节约档案保管空间和大量纸张;当一份电子文件需被传递给多个利 ...