医院文书档案管理流程优化和信息化思考

       摘 要：随着社会的不断进步，医院发展面临新的环境，医疗体系改革不断深入。医院文书档案管理工作隶属管理范畴，是不容忽视的管理项目，其管理水平高低事关医院发展的稳定性与长远性。基于此，要立足新时代，坚持与时俱进，结合医院发展实际，对文书档案管理流程进行不断优化与完善，积极引入信息化技术，加快信息化建设，切实提升医院文书档案管理效率，为医院整体管理水平的提高奠定坚实的基础，强化管理的规范化与可行性，为医院可持续发展提供坚实保障。 

　　关键词：医院；文书档案管理；流程；优化；信息化 

　　目前，医疗卫生事业发展迅速，医院档案管理面临更大难度，尤其是对于文书档案管理工作而言，挑战重重，需要重视对其管理流程进行不断优化，依托信息化技术，切实提升管理水平与效率。立足文书档案管理，管理模式凸显滞后性，影响医院不同部门核心数据的分类与存储，不利于数据信息的调用，拉低档案使用效率。因此，要依托先进的信息技术，实现管理环节与流程的全面优化，达到对管理缺陷的有效抵制，在根本上为文书档案的高效应用创造优质条件。 

　　1 结合医院文书档案发展实际正确认识其管理现状 

　　1.1 文书档案管理人员缺乏专业素质与能力，影响档案管理的统一性 

　　通常情况下，医院文书档案管理者多为办公室人员，很多不具专业性，尤其缺乏医学方面的素养，同时，未经过专业的知识与技能培训，很难实现管理的高效性。基于此，文书档案归档缺乏准确性，很难实现对文书档案价值的精准判定，普通档案被当做重要文件收录，而价值档案却被忽略，档案管理工作缺乏统一性。 

　　1.2 文书档案管理忽视专职配备，影响档案管理工作的连续性 

　　立足医院，针对文书档案管理工作，兼职人员居多，很少进行专职配备，人员流动性较大，不利于文书档案管理工作的连续性与稳定性，管理效率不高。另外，在传统纸质档案管理模式下，人员工作量巨大，无法实现较高的归档效率。 

　　1.3 信息化与数字化优势尚未全面发挥在文书档案管理之中，档案利用率亟待提升 

　　立足当前医院文书档案管理工作，比较突出的问题是档案利用率较低。具体讲，医院虽然对信息化技术给予高度重视，将其优势有效发挥在病历、办公等管理项目之中，但是，文书档案管理方面尚未得到全面贯彻，信息化与数字化管理目标尚未实现，影响档案查找的准确性与高效性，给档案使用造成阻碍，便捷性不强，耗大量资源，在根本上造成文书档案利用率较低的问题。 

　　2 全面提升医院文书档案管理流程的设计与优化水平 

　　2.1 合理设计文书档案管理流程，维护档案的完整性与准确性 

　　首先，要结合医院管理架构，明确文书档案流程设计部门，也就是说，确定负责档案流程设计的执行角色。立足档案管理信息化建设，医院档案部门承担归档流程设计者的角色。其次，明确核心业务内容。立足文书档案管理，核心任务是进行归档处理。因此，要以信息化建设为基础，在掌握基本要求的前提下，合理进行流程设计。具体讲，档案管理者在接收到医院各个部门传递的文件之后，要构建电子传阅单、归档索引单，而后需要对其进行信息化处理。接下来，提交数字化文书档案至上级部门进行审阅、批示。对于形成的文书档案，如果需要进行查阅，需要进行授权，而后在档案管理人员处理下进行使用。档案管理人员需要借助信息技术对档案索引进行不断完善，做好备份工作，提升归档的及时性与可靠性。再次，合理设计文书档案业务管理流程。要明确档案管理机构的主要职责与职能，核查归档文件的规范性与合理性，目的是维护档案完整性与真实性。 

　　2.2 优化文书档案管理流程，实现环节全范围控制 

　　首先，要增强优化思想，尤其是对于医院档案管理者与领导者，要提升优化意识。一方面，要促使医院高层切实认识到文书档案管理的价值，增强优化观念。同时，要对整个流程优化工作进行监督，实现对档案入库、查询以及利用的全过程管控，切实提升文书档案管理效率，强化管理服务水平的提高。其次，档案管理部门要全员参与，共同进行档案管理流程的优化与完善，做好细节掌控，明确优化目标与方向，保证责任落实到个人，提升整个部门的责任意识，促使医院文书档案得到高效的管控。再次，文书档案管理者要重视对管理人员进行科学指导，针对管理流程，开展针对性培训，促使管理人员能够全面、深入与准确地了解整个流程，强化环节控制，同时，体会到流程优化的价值，全面掌握操作模式与方法。除此之外，针对整个流程，要重视对各个环节的管理，尤其是针对操作中的问题，要进行及时协调处理，做好优化效果的预估工作，便于提升应对的有效性与及时性，在加快优化速度的同时，档案归档速度得到保障，降低文书档案管理难度。 

　　3 正视文书档案管理信息化建设的价值，构建高效发展策略 

　　3.1 深入体会文书档案信息化管理的意义 

　　首先，信息化有利于文书档案管理水平的全面提升。具体讲，要将先进的信息技术引入档案管理实践，促使信息化优势体现在档案收集、归档与应用中，结合档案类型，构建差异化的管理模式，促使文书档案整体管理效果得到增强。其次，加快医院信息化建设与发展。立足医院日常管理，文书档案是重要内容，只有将信息技术应用其中，才能为整个医院信息化建设奠定基础，是医院整体信息化的重要保障。再次，文书档案管理质量大幅增强。在信息化手段的支持下，管理环节更加优化，管理难度降低，管理模式更加高效。 

　　3.2 文书档案信息化管理策略 

　　首先，重视数据信息化建设。立足医院文书档案管理实践，涉及大规模数据信息，经过信息技术的处理，促使传统管理模式向数字化管理转变，实现纸质档案向电子档案的过渡，有效降低资源投入，降低人工误差，管理更显便捷性，延长档案保存时间，有利于档案价值的维护。其次，维护档案安全信息化发展。对于文书档案而言，原始性是其基本特征，因此，在管理过程中，信息具有统一性，不得进行随意变更，目的是保证信息属性的一致性。基于此，在信息化管理中，安全性信息化不可忽视。具体讲，可以对管理系统进行权限设置，采取多种保密手段，如口令、密码等，保证档案的安全性。除此之外，凭借信息技术，强化秘钥管理，切实提升管理的安全性系数，防止档案遭受不良攻击。管理人员安全意识也要不断增强，通过多种渠道加强文书档案的安全管理。再次，增强文书档案管理人员信息化素养。对于人才信息化建设，主要是要求管理人员要掌握网络信息技术，能够熟练操作计算机进行信息处理，提高文书档案管理的规范性与标准，有效提升档案管理效率，维护档案数据的完整性与准确性。 

　　4 结束语 

　　综上，立足新的发展时期，医疗事业改革不断深入，医院发展迅速，而文书档案更显现实价值，文书档案管理工作备受瞩目，基于此，要立足新阶段医院发展实践，正确认识文书档案管理工作现状，正视传统档案管理模式的滞后性，全面进行文书档案管理的优化与完善，设计高效的管理流程，结合发展，不断进行提升与完善，以信息化技术为依托，全面健全信息化、网络化与数字化建设，在根本上强化文书档案管理的标准化、规范化与高效化，为医院可持续健康发展奠定坚实基础。 

　　参考文献 

　　[1]周灿.论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用[J].兰台世界，2017（20）：77-79. 

　　[2]孙秀贞.新形势下如何提高医院文书档案的电子化管理水平[J].经济师，2015（12）：281-282.

 

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