档案信息化管理问题与对策

档案信息化管理问题与对策

在当今的档案工作中，信息化管理水平越来越高，但是从整体上看还是存在着不少的问题，而这些问题的存在直接影响到了档案管理水平的提升，必须要采取有效的措施来提高档案信息化管理的质量，促进档案信息化管理的顺利进行。

一、档案信息化管理中存在的问题

（一）思想观念滞后。

多数档案工作者更加适应传统的档案管理方式，而对档案信息化管理的重要程度没有正确地认识，甚至还有一些人认为档案信息化真正实现还需要很长的时间。而且当前的档案管理工作中信息化的应用水平还处于相对较低的水平，使用计算机进行档案管理需要诸多的投入，而实际的效果并不是很明显。

（二）资金投入较少。

档案信息化管理的实现需要大量的资金作为支撑，但是目前档案信息化管理中资金投入的力度明显不足，根本无法满足业务发展的实际需要，所以从长远的角度上去看并不是十分有利于档案信息化管理的发展和完善，因此在实际的工作中处理好短期利益和长期利益的关系也就成了十分关键的一个问题，这一问题也会对档案信息化管理的发展起到非常重要的作用。

（三）存在安全隐患。

档案数字化要对档案原件进行扫描、录音或摄录，需要将原件拆卷、加工或进行其他必要的处理。由于档案较为珍贵，许多陈年档案载体比较脆弱，因而，拆卷、加工，尤其是快速扫描对档案原件存在很大的安全威胁。目前，档案部门的纸质档案数字化工作大部分委托外部信息公司来承担。然而，这些外部公司的安全意识相对薄弱，为提高加工速度而损伤了档案原件的事件屡见不鲜。此外，数字化过程的参与人员比较杂乱，由于管理制度不严而导致涉密档案内容泄密的事件时有发生。

（四）人员素质参差不齐。

在档案信息化管理中，对工作人员的素质有着非常高的要求，无论是专业技能还是职业素养方面都要达到较高的水准，而在实际的工作中因为工作人员在职业技能和个人素质方面存在着一定的差异，如计算机能力有待提高，信息技术的相关知识也需要不断的补充，这些都将影响工作的深入开展。

二、加强档案信息化管理的对策

（一）转变管理观念。

在档案管理工作中，要让工作人员对档案信息化管理能够有一个相对比较客观和准确的认知，这样才能给档案信息化管理提供一个良好的舆论氛围，不断地去掌握新的知识和新的技能，在这个过程中尤其要重视计算机和网络技术的学习，拓宽业务范围，使得档案工作者不断地提高自己的工作能力和工作水平。

（二）加大资金投入。

强化资金的投入可以有效地保证基础设施的建设，这对档案信息化管理的早日实现有着十分重要的作用。近年来，档案工作中虽然在计算机系统上花了不少的心思，但是很多人对数据环境这一问题不是很清楚，即使有人懂也不会去更加深层次地研究，这也导致档案信息化管理水平始终在初级阶段徘徊，在应用的过程中也都是在数据的应用环境中踱步，因此，档案系统的计算机应用在功能上和技术水平上并没有十分明显的差别。在今后的档案工作中，一个重要的任务就是将以往比较混乱的低水平的数据环境及时地转变成主题数据库或者是信息检索系统这种高水平的数据环境。

（三）增强权益意识和安全意识。

在档案数字化过程中，可能涉及到著作权益问题，因此，档案信息资源开发过程中要提高对著作权、公布权、发表权、网络传播权、公民隐私权等权利的维权意识，加强对著作权的保护，厘清数字化档案的著作权状态，合理有效地获得相关档案资源开发、利用的著作权益。首先，要重视档案内容、载体的安全，对于重要历史档案和具有保密性的档案，在数字化处理时要严格控制操作人员的资格和操作权限，规范操作程序，记录操作过程；其次，要保障操作系统和数据库系统的安全，使用安全级别较高的操作系统，并对档案数据库进行定期备份或异地备份，维护数据库事务日志，实行严格的用户身份鉴别、访问控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失或失真；最后，要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的保密制度和管理制度，提高档案人员的档案保密意识与安全意识。

（四）培养复合型人才。

要想更加迅速地实现档案信息化管理，就必须要集中力量去培养一批既能够掌握档案知识，同时又能熟练操作计算机的人才。在实际的工作中，首先是要对计算机专业人才进行一些档案业务知识的讲解和培训，档案信息化管理毕竟最终还是档案工作的一个重要的部分，而计算机专业的技术人员在档案业务方面是需要不断提高的，在这样的情况下，就需要对其进行档案业务和知识的培训。因为其对档案业务的熟悉程度也直接影响到了档案软件的使用程度。其次是采取有效措施提高计算机和信息技术使用者个人的素质修养水平。在工作中，应该将培训和考核有机地结合起来，不断提高个人素质和管理水平，这样才能保证档案信息化管理的良好发展。

参考文献

1.周妍钧.加强档案信息化管理的思考[J].今日科苑，2009.16

2.何申红.刘敏娟.和炜.谈档案信息化管理[J].山西地震，2012.3

查看全文 论文写作发表