企业档案信息化管理分析

企业档案信息化管理分析

随着档案信息化建设工作的不断推进，当前电子档案已经逐步成为主流档案形式之一，与传统纸质档案呈分庭抗礼的局面。虽然电子档案具有节约空间、存放方便、调用快捷等诸多优点，但由于计算机和互联网的参与，其面临的安全管理难度相比传统纸质文档也更大。因此，对电子档案的管理进行相关研究是非常必要的。

一、电子档案的重要特征

（一）电子档案的优点

为了有效提高档案信息的保存以及查找效率，与时俱进将计算机技术等现代化技术手段运用到档案管理工作当中可以说是一个必然趋势。相比传统纸质档案，通过计算机来保存的电子档案具有非常多的优势：首先，电子档案不仅有效节约了保存档案所需的空间，而且还能实现长久储存；此外，在需要调取档案时，通过计算机保存的档案信息更容易检索，查找更加方便。所以，随着科学技术的进步，档案管理已经在不断采取更加先进的技术和设备来实现档案信息的实时性高效管理，比如许多档案管理者都开始通过光盘等媒介来存储档案信息，并且也有了专门的档案管理软件，比如亚马逊开发的筑业水利水电工程资料管理软件等。

（二）电子档案安全管理特征

1.电子档案存放位置的不确定性

电子档案作为电子文件中的一种，它具有与载体之间的可分离性，即电子档案的存放位置并不是固定的，可以对其进行拷贝和转移。

2.信息的数字化形态

电子档案与纸质档案之间根本的差别就是电子档案的形态属于数字化形态，所以电子档案的信息无论是在计算机中保存还是调用，都是通过数字编码的方式进行的，而且这样的档案文件对计算机系统具有非常大的依赖性。可以说，目前如果离开了计算机系统的运用，电子档案将很难进行读取，而对其信息进行完善也会十分困难。

3.电子档案信息的可变性

由于电子档案属于计算机中电子文件中的一种，和其他许多计算机电子文件类似，它在计算机管理后台中仍然可以进行电子档案信息的增减、更改甚至替换。所以，与纸质档案相比，电子档案信息的更改更加容易，而且更改之后几乎找不到任何改动痕迹，这点与纸质档案相比有十分大的差别。而正是因为电子档案信息的这种可变性，所以其安全管理工作也就更加困难②。

4.电子文件的可共享性

跟其他许多电子文件一样，电子档案具有可共享性。随着现代硬件设备与网络技术的不断进步，电子档案如果不加以限制，已经能够非常方便地被共享到任何一个计算机设备以及网络空间当中。这种电子档案的可共享性也使得其安全管理工作变得更加困难。

二、档案信息化管理应对措施

（一）信息安全管理

以计算机信息的角度来看，电子档案可以看作电子信息中的一种，是一类具有特定用途的计算机信息。因此，电子档案风险的应对，首先可以从计算机信息安全的角度来考虑。随着相关从业者对计算机信息风险的认知程度日益提升，信息安全被重视的程度也越来越高，信息安全的相关服务体系也在逐步完善。据调查，我国近年来信息安全市场的平均增长率都保持在30%左右。因此，电子档案的管理首先应该依赖的就是当前计算机信息安全管理技术的进步。当前应对计算机信息安全的相关技术是非常丰富的，其中主要包括文件加密技术、防火墙技术、数字证书技术以及身份识别技术等。这些信息安全技术的主要目的都是为了通过确保计算机系统的安全来保证其中存放的文件信息安全。所以说，信息安全技术的运用是档案信息化管理的一道基础，只有首先确保了存放电子档案的计算机系统的安全，才能够有效地开展后续的档案信息化管理工作。当然，信息安全管理也并非纯粹地对相关技术进行依赖，而是也对人为管理有较大的需求。

（二）文件管理

电子档案具有三个十分鲜明的特性，即“保密性、完整性、可用性”。也正是因为这三个主要特性，使得电子档案与一般的信息文件有所不同。作为一种特殊的电子文件，电子档案的文件管理所面临的主要困难有以下三点：首先，对文件信息历史记录的保护较困难。电子档案作为一种电子文件信息，如果不采取特定的相关技术，那么即使对这些信息进行较大的改动，也很难从现有的信息中找到改动的痕迹。也就是说电子档案由于历史记录保存的困难性，那么即使其信息没有遭到恶意破坏，而只是有需求地进行了变动、完善，也无法通过历史记录来完整地记录整个业务活动的过程。因此，对电子档案风险进行文件管理工作时，首先应该做好历史记录工作；其次，做好相关电子档案之间的联系。对于某一信息的记录，相关的电子档案进行简单地堆积并不能对该信息进行完整的说明，而是还要加入这些档案之间有组织、有结构的联系。只有这样，这些单独的相关电子档案才能构成一套可用的电子档案集合；最后，对电子档案文件的筛选和定期维护工作。随着档案信息化建设工作的不断推进，电子档案的密度也越来越大，一味地对电子档案进行保存已经无法满足当前档案使用者的需要。所以，在对电子档案文件进行管理之前，首先应该对该档案的存毁进行判断，并定期对保存下来的电子档案进行维护。只有通过开展这样的筛选和定期维护工作，才能让电子档案文件的结构变得更加明了，并增加电子档案的实用性，规避由于信息过于冗杂而带来的管理难度。

（三）业务管理

不同领域的电子档案，其参与的业务是各不相同的，此外管理机构以及管理人员的配置上也存在较大的差别。因此在进行电子档案的管理工作时，除了需要当前信息安全管理技术以及文件管理工作的参与，还需要不同业务领域的档案管理机构和档案管理人员的参与。因为对于不同的业务，其电子档案在进行“是否存在风险”、“风险的严重程度如何”、“如何应对风险”这三方面的评估是各不相同的。比如对于服务型政府机构来说，相关的电子档案进行了公开并不是风险；而对于管制型政府机构来说，其电子档案往往是需要保密的，所以如果被公开，那么必然属于风险范畴。所以，在针对不同业务领域对电子档案进行管理时，可以主要从以下两个方面来进行：

1.使管理机构更加科学合理

为了使电子档案管理工作更加标准规范，从而有效地规避风险，其管理机构的设置也应该更科学合理。管理机构应该对每位档案管理人员各自的职责进行明确的划分，使他们做到各司其职。此外，在档案管理人员上岗之前，也应该对其进行一定的培训，并严格要求他们在档案法的规定之下来开展电子管理工作。此外，在资源的配置上面，管理机构应该做到科学合理，不能过于冗杂，这样既浪费了资源，又对电子档案管理工作效率产生了负面影响。

2.提高档案管理人员的知识水平和专业素质

档案管理人员在电子档案管理中扮演了重要角色，档案管理工作能否有效地进行管理在很大程度上依赖于管理人员自身的水平高低。因此，为了使电子档案管理更加科学高效，必须进一步提高档案管理人员的知识水平以及专业素质。首先，在聘用档案管理员时，应该做好面试工作，筛选出技术能力过硬的人才进行录取；其次，应该对现有的档案管理员进行定期的相关培训。

三、总结

当前，档案信息化可以说是档案形态发展的一个主要趋势，电子档案因其存储方便、调用快捷等优点，必然会得到越来越广泛的运用。而正是因为电子档案具有电子文件的基本特点，所以也面临着不少安全风险。只有不断完善当前的档案信息化管理工作，才能更大程度地确保电子档案为档案使用者提供更加优质的信息。

 

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