档案管理信息化系统建设的必要性

档案管理信息化系统是一项运用多种学科知识多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。这项系统工程发展到目前阶段,研究探索对系统的协调组织,加强管理和科学决策,是十分必要的。一、档案管理信息化的优点档案信息化是以馆(室)藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集,筛选和不同层次的加工,使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其优点主要有以下几点。第一,档案管理信息化使档案部门扩展和实现利用现代技术为社会提供信息服务能力,加强全社会的档案意识,也是档案部门富有现代化气息。第二,档案管理信息化可节约经费,节省时间。信息成果可多次拷贝,从而改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版不仅需要较多经费,且从文件资料形成到开发二次文献信息,需较长的时间,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案资源信息化可大大缩短文献信息加工时间,提高时效性。档案资源信息化后 ...